随着对外开放的日益扩大，国内各地区、各行业都热心于同海外的交流，特别是外向型的地区、企业，为扩大同海外的贸易与合作的机支，主动走出国门，参加海外展会或独自在海外举办展览的日多。这是一个可喜的现象。但是喜中有忧，不少参展单位在海外进行的展览，往往历经坎坷，花费巨大，却收效甚微。究其原因，当然有产品、市场、包装、价格、广告和销售网络等多方面的问题，但是，展览不能达到预定的展览目标，却大多出于展览本身的组织实施问题了。经如，事先对展览会调查与市场调查不周，以至展览会选择不当，展览品配置不对，或是运输中对展品造成重大损坏等等。总之，归集于缺乏对海外展览实务的基本知识的经验。为此，本章将介绍关于国内企业如何在海外办展览的基本知识。

　　第一章海外展览会的选择与参加

　　从展览分类中可以看到，虽然都名曰：博览会或展览会，但其中大有区别：展览主题题不同，展出者的构成不同，与会者、参观者构成不同，由此所构成的目标市场不同，以及地域展在国的市场情况不同，这就需要企业从中选择最能实现自己展出目标的展览会。如果你为专门推销某类商品寻求经销代理，恐怕参加相应的专业性展览会最适当;如果你要在某国推出本省、本市产品形象，那么，参加博览会并独设一馆会有较大效果;如果你旨在试销某些新产品，则可在展览会上租用少量摊位，带上交易员和产品专家进行面对面的接洽，定会有获。切记一点的是，参加展览不是面向社会大众进行宣传，而是为着实实在在的产品交易，因此，要把选择展览会，当作寻求产品目标市场一样慎重从事。

　　事前尽可能多地了角展览会资料，是作出正确抉择的可靠保证，这些资料发全面而具体，方能反映出一上展览会的特征与适用性。

　　参加某一国家地区的展览决定一旦作出，那么，继而还应该注意些什么呢?澳大利亚国际贸易发展中心为此提出了卓有见地的忠告：

　　1. 展出前确定业务目标。为什么要办展览?是否需要寻找适销市场和新客户?是否想要介绍新产品或提供新的服务项目?是否需要选择代理商或批发商?对办合资企业是否感兴趣?或者通过展览来研究和开发市场。

　　2. 展前要仔细地选择和研究销售市场

　　3. 确定参展商品。要知道，国外客户关心的是最新或质量最好的产品。所以不应展出过时的产品。\n\n　　4. 充分做好展前的各项准备工作。

　　5. 了解展览会的全部具体要求。要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间，服务项目以及参展所需办理的\n手续。

　　6. 应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司的销售意图。如果展览的产品是有关技术和仪器设备，还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。

　　7. 时间安排要宽裕。应提前到会以确保展摊秩序井然，展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见。

　　8. 应把业务和礼节很好地兼顾起来。要为展摊配备足够人员。

　　9. 要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期刊和报纸。

　　10. 了解当地习俗。参展前要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费者习惯等。\n\n　　11. 选择理想的代理人。

　　12. 寄送产品样本。

　　13. 要报出全部产品的价格，主要是CIF价。当然FOB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FOB价用得较少。还要确定交货期。

　　14. 为国外用户提供服务。

　　15. 要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，发准备好产品规格的公制数据。

　　16. 越过语言障碍。最好参展人员也都学会一种外语。

　　17. 关于资信和付款方式。首先，你应了解国外代理人的资信，主可以通过银行进行，也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险，付款方式等方面的情况。

　　18. 要保护专利权和商示权。如果你已取得专利中商标权，就应该提前与你的专利代理人研究，如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。

　　需要提一下的是，决定是否参加一个商展，最重要的工作是研究要送展的产品在展览会即将举办的国家或地区有无潜在市场，有没有可能找到销路千万要记住，参加商展的主发目的是为了风吹草动该地区推销产品。

　　如果你已经决定参加商展，你就该着手作以下几项工作了：

　　① 了解这个商展覆盖的地区有多大?

　　② 同哪些类型的产品一同展览，即展览会是综合性的还是专业性的?

　　③ 如果是国际性贸易展览会，而不是专门的中国产品展览会，那些将要参展的外国公司有哪些?是什么产品参展?

　　④ 展览会预订场地的费用、时间安排如何?\n\n　　⑤ 你的产品若销往该展览举办地区或国家需交纳什么样的税?税会不会太高?

　　⑥ 你的产品的FDB价和CIF价分别是多少?

　　⑦ 出口到该市场，你的价格能否被接受，或是偏高了还是偏低了?(商业上讲[一人钱一分货]，有时产品质量上乘，但若价格偏低，很可能会被怀疑质量不好，所以偏低的价格也可能会影响产品销路。)

　　⑧ 你的产品 否对许多行业有用处?或只对少数二、三个行业有用处?如果产品只是满足几家的特殊需要，最好采取直接卖给他们，没有必要参加大规模的商展。

　　⑨ 如果收到订单，履约有无困难?能否迅速组织到需要的货源?在运输、出口等许多方面是否需要预先作安排。

　　如果你决定参加商展，但是你的公司不是属于国家批准的有外贸经营权的公司，你就 需要委托一家有权经营外贸的公司，让他们作为你的代理商为你安排产品参展事项以及代办产品出口业务。另外，你还可能通过中国国际贸易促进委员会，这个机构的总会设在北京，在全国各省都设有分会。中国国际贸易促进委员会设有专门的出国展览部，负责组织国内厂家的产品出国参加国际性商品展览会或在国外组织专门的中国产品展览会。

　　怎样才能把自己的产品拿出来展览呢?这首先需要知道每年都有哪些展览会、博览会、 分别在什么地方举行，都是什么性质的展览。要取得这方面的资料，你可以查阅西德一家分别用英、法、德三种文本出版的《商展及博览会日历》，伦敦博览会资料中心出版有《博览会报告》，此外还有一些贸易、商业期刊飞机场也会随时介绍这方面的情况。

　　第二章 海外展览会的费用事项

　　在海外举办展览，所需费用中外汇支付是个大头。究竟租用多少摊位恰当，租用多大展馆为宜，采用何种方式进行展出最佳等等，都须慎重考虑，切不可突发";展馆越大越魄";的奇想，要力戒脱离实际需要，背离";投入产出";的效益原则，同时对展览会的费用项目多作具体的了解，比较，并作深入探讨，对外进行巧妙的洽谈，争取较多的服务和较廉的价格。而一旦对外签约，则应守合同，讲信用，不可任意撤约，造成信誉与经济上的损失。

　　在海外举办展览的方式，大体有下述四种：

　　一、 租用摊位;

　　二、 租用整个场馆或部分场馆，自设专馆;

　　三、 独自举办展览;

　　举办展览的方式不同，其所需费用的项目与水平也不相同。费用项目和水平，应同展览面积的大小、设施、服务，以及承担的义务相一致。绝对不能脱离这些具体珠条款。而谈论费用的合算与否。而这些，在缔结的合同中都必须一 一注明;对展馆条件的了解，若不能派员实地了解，起码应有详尽的图像文字资料，方可判断是否价有所值。

　　第三章 展览会的章程与海关对展览品的监管办法

　　详尽地了解有关展在国的展览章程和展览品的监管办法，是办好展览、取得理想效果的重要条件。一个展览会的章程，对展览各方面的事宜均有明确的规定。如第10次大阪国际博览会的一般规程，包括了下述29个方面：

　　1、 名称

　　2、 目的

　　3、 主持单位

　　4、 支持

　　5、 赞助

　　6、 会期\

　　7、 会场

　　8、 展出者及展品

　　9、 展览场地的种类及其基本设施

　　10、 展览场地租费

　　11、 展览小间的申请和合同

　　12、 展览小间之申请与合同的取消与失效

　　13、 小间的分配

　　14、 展品搬入与撤出

　　15、 展示

　　16、 实演

　　17、 试销

　　18、 展品的安全保护

　　19、 展览场所的原状恢复

　　20、 供电、电话、供水与排水

　　21、 入场

　　22、 各种经费的负担及结算

　　23、 展览宣传

　　24、 展出者名录

　　25、 事故防止与事故责任

　　26、 照像与临摹

　　27、 会期的变更与中止

　　28、 规则的细则

　　29、 规则程序的变更

　　一个展览会的价值，往往会被为数不多的贵重展品占去一半或大半。所以展品处理的重点实际就在这些贵重展品的出售上，很多展团为此大伤脑筋。而横滨1980年上海工艺美术展览为些提供了良好的经验。在展览开幕之前，将贵重展品做成精致的样本，附上一张开幕请贴，通过当地的赞助机构派人送到当地的一些准买主手中，这就为目标买主的莅临展览、购买展品做了很好的公关宣传工作。结果，销售成绩极佳。